Política de gestión del canal de denuncias
1. OBJETIVO Y ALCANCE
La ética, transparencia e integridad en los negocios son valores fundamentales que abrazamos con firmeza, y es por ello que, como parte de nuestro compromiso continuo con la excelencia en la gobernanza corporativa y la responsabilidad empresarial, hemos establecido un Canal de Denuncias para que las partes interesadas puedan comunicarnos de manera segura cualquier preocupación relacionada con posibles conductas indebidas o irregularidades dentro de nuestra organización.
Por lo tanto, el objetivo de este documento es establecer un procedimiento para regular la gestión del Sistema Interno de Información de las irregularidades que se cursen a través del presente canal de denuncias, relacionadas con incumplimientos de la normativa tanto externa (leyes y/o disposiciones de rango inferior,) como interna de la entidad, y cualesquiera situaciones o hechos que requieran la atención de la Unidad de Cumplimiento de la Entidad.
El Responsable del Sistema Interno de Información será CONCEPCIÓN RAMIREZ CARREÑO, Responsable del Departamento de Administración y del Departamento Financiero, si bien se coordinará e informará a los Responsables de cumplimiento establecidos en caso de que la irregularidad comunicada afecte a los negocios y/o a sus profesionales.
Se establece el presente procedimiento para garantizar que, de informarse una actuación contraria a lo establecido en las Normas, ésta será tratada de forma diligente y con absoluta confidencialidad, asegurando el anonimato y la confidencialidad de la identidad de la persona que informa, del afectado o afectados y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, salvo expresa autorización de estos.
Con este fin se encuentra disponible un canal de denuncias accesible bien a través de nuestra página web o mediante el email admon@remediospicasat.com, a través de los que cualquier afectado, de forma anónima y confidencial puede informar de cualquier irregularidad o incumplimiento tanto de normativa externa como interna.
Asimismo, la Entidad, no tolerará ninguna forma de represalia dirigida contra el denunciante o aquellas personas que colaboren de buena fe en la investigación de la misma, ya que, consideramos que es responsabilidad de los empleados colaborar de forma proactiva con las investigaciones resultado de las denuncias recibidas. Igualmente, se garantiza la presunción de inocencia a todas las personas afectadas. Toda persona que denuncie gozará de la debida protección y cualquier acción respecto a ella que pueda entenderse como amenazas, discriminación o represalia será sancionada.
Por lo que se refiere al alcance, el Canal de denuncias estará habilitado a todos los empleados de la Entidad, proveedores actuales y potenciales y sus empleados, clientes, y cualquier persona que mantenga un vínculo con nosotros y que tenga un conocimiento directo de los hechos, para informar de la posible comisión de delitos y/o irregularidades que correspondan.
2. DEFINICIONES.
Afectado o denunciado. – Persona que, en virtud de lo previsto en el presente procedimiento, sea acusado por el informante de la supuesta comisión de una irregularidad.
Informante o denunciante. – Persona que, en virtud de lo previsto en el presente procedimiento comunica una incidencia o denuncia una irregularidad.
Irregularidad o incumplimiento. – Vulneración o realización de prácticas contrarias a los principios establecidos en las normas y procedimientos definidos en la Entidad, la regulación externa aplicable y cualesquiera situaciones o hechos que requieran la atención de la Unidad de Cumplimiento en materias que afecten a en el seno de las actividades de la Entidad.
Sistema de Información. – Sistema informático en el que se integran el canal de información de denuncias de la entidad accesible a través de la web corporativa. El tratamiento de la información se hará de acuerdo con las previsiones de la ley 2/2023 de 20 de febrero.
Unidad de Cumplimiento. – Órgano encargado del cumplimiento normativo.
Las definiciones de los términos utilizados en este procedimiento, no incluidos en este apartado, tendrán el alcance establecido en la ley 2/2023 de 20 de febrero y legislación aplicable.
3. COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES
3.1. Identificación de una irregularidad
La persona que conozca la existencia de una conducta irregular, incumplimiento o vulneración de las normas deberá reportarla inmediatamente.
El canal de denuncias constituye el cauce preferente a través del cual efectuar estas comunicaciones, que podrán remitirse por escrito, o plantearse verbalmente vía telefónica, directamente a la Unidad de Cumplimiento o a su superior jerárquico. Asimismo, el informante podrá solicitar una reunión presencial para comunicar la irregularidad. Esta solicitud deberá atenderse en el plazo máximo de siete días de acuerdo con lo que establezca la ley aplicable.
Si la comunicación no se cursa a través de los canales de denuncias integrados en el Sistema Interno de Información, y se utilizan otras vías de comunicación, la Entidad garantiza igualmente, en todo caso, la confidencialidad de la información, que será tratada en un entorno seguro atendiendo además a las previsiones de protección de datos personales legalmente exigibles.
Las comunicaciones verbales, ya sean mediante reunión presencial o vía telefónica, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes:
- Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, siempre que se advierta previamente al informante de que su comunicación será grabada, se le informe del tratamiento de sus datos conforme a la normativa en Protección de Datos y se recabe su consentimiento.
- A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla, en cuyo caso, se le trasladará al informante para comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje.
3.2 Comunicación y recepción de la comunicación
Para garantizar la completa imparcialidad del Canal, el mismo estará externalizado y gestionado por la consultora externa COMPLIANCE CORPORATE.
Cuando un usuario realice una denuncia, el sistema generará una alerta, informando a COMPLIANCE CORPORATE de que se ha producido un evento en el Canal.
El Personal de COMPLIANCE CORPORATE accederá al área de gestión y a continuación verificará que ésta contiene una serie de requisitos mínimos para su admisión.
Por lo tanto, a pesar de que de no existe un formato específico para realizar la comunicación a través del Canal de Denuncias, pudiéndose realizar las mismas de forma anónima, se recomienda, en todo caso, hacer una descripción de los hechos lo más detallada y descriptible posible, tratando de identificar a las personas presuntamente afectadas o implicadas en el mismo – en el caso que las hubiera- y aportar datos concretos, así como fechas, empresas o terceros relacionados con el hecho o actuación descrita; todo ello con el objeto de favorecer, en su caso, la posterior comprobación de los hecho objetos de la comunicación.
Cabe destacar que, las denuncias presentadas de mala fe, a sabiendas de su falsedad, serán objeto de las acciones disciplinarias correspondientes en su caso.
Al hacer la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.Salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación y en el caso de que el denunciante no sea anónimo, se procederá a remitir acuse de recibo de la denuncia en un plazo máximo de siete días a partir de su recepción. Asimismo, se podrá mantener la comunicación con el informante y si fuera necesario se le podrá solicitar información adicional que pueda ser de utilidad para la tramitación de la denuncia, siempre en un entorno de seguridad y confidencialidad.
A la recepción de las denuncias, COMPLIANCE CORPORATE, determinará en una primera fase si la información aportada constituye una irregularidad que debe ser investigada y los recursos, métodos y procedimientos adecuados para la investigación de cada denuncia teniendo en consideración la naturaleza y gravedad de la misma. Se tendrá en cuenta:
- Descripción del hecho denunciado
- Tipo de denuncia (Que la situación comunicada se ajuste a las características de las actuaciones para las que el presente Procedimiento ha sido creado)
- ¿El denunciante ha accedido a compartir sus datos personales?
- Denunciado – Potencial conflicto de interés
Esta acción se realiza dentro de las 24 horas laborables una vez recibida la denuncia.
3.3 Información al afectado
En el momento y en la forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación, se informará convenientemente a la persona afectada sobre las acciones y omisiones que se le atribuyen.
La persona afectada tendrá también derecho a ser oída en cualquier momento durante la investigación de los hechos informados, y su declaración deberá documentarse formalmente. Cabe destacar que en ningún caso se revelará la identidad del informante.
El receptor de la denuncia y el que en su caso la tramite siempre respetará la presunción de inocencia del afectado, así como su derecho al honor.
3.4 Resolución de la denuncia.
Concluida la fase de auditoría de los hechos y sacadas las conclusiones y trasladadas a las áreas competentes según convenga, se extraerán conclusiones y se llevará a cabo la formalización de un informe.
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso este podría extenderse hasta un máximo de otros tres meses más.
Adicionalmente se deberá asegurar un adecuado cumplimiento de la Legislación aplicable de protección de datos y en particular, respecto a los derechos de los titulares de dichos datos.
Por lo tanto:
- Si se considera no acreditada la existencia de ninguna irregularidad o acto contrario a la legalidad, se procederá al archivo del expediente sin la necesidad de adoptar ninguna medida adicional.
Por el contrario,
- Si se determina que ha quedado acreditada la comisión de alguna irregularidad, acto contrario a la Ley o a las normas internas de la Entidad, se dará traslado al área afectada para llevar a cabo los efectos disciplinarios oportunos.
3.5 Protección de datos de carácter personal.
La información se conservará de acuerdo con los requerimientos legales que en esta materia resulten aplicables en cada caso.
Los datos personales de las denuncias para las que no proceda su investigación, por no estar fundamentadas, serán borradas o anonimizadas transcurridos tres meses desde su recepción. Los datos personales de las denuncias que no sean investigadas podrán mantenerse transcurrido este plazo siempre que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
La Entidad cuenta con un registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones llevadas a cabo de acuerdo con lo establecido en la ley.
El tratamiento de los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones que se realicen por la Entidad tendrán como objeto cumplir con las obligaciones legales y realizar las acciones de investigación que se estimen necesarias En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales, incluidos los de categorías especiales, que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las denuncias, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión.
3.6 Canales externos de información.
Los informantes siempre son libres de dirigir sus comunicaciones a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o a cualquier otra institución, órgano u organismo competente.
PROTECCIÓN AL DENUNCIANTE:
Los principios esenciales por los que se rige el presente Canal de Denuncias son los siguientes:
Prohibición de represalias: La entidad se compromete a no adoptar ninguna forma de represalia contra cualquier persona que hubiera realizado una denuncia de buena fe.
Confidencialidad: El canal incorpora mecanismos que garantizan la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación y ofrece un espacio seguro para mantener contacto con las personas que gestionan las comunicaciones recibidas y permitir la interacción entre estas y las personas informantes de manera anónima.
Asimismo, se garantiza la protección de los datos personales como un principio esencial en la gestión de las comunicaciones recibidas.
Anonimato: Las comunicaciones pueden realizarse de forma anónima y es por ello que el anonimato está asegurado durante todo el proceso, tanto en la presentación de la comunicación como en las comunicaciones bidireccionales que se produzcan en las diferentes fases de la tramitación.
Celeridad: Se establecen unos plazos breves para dar trámite al a comunicación recibida y tomar las medidas que resulten oportunas.
Independencia: El Responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de órganos de entidad y no recibirá instrucciones de ningún tipo en su ejercicio.
Gestión del Sistema: La Unidad de Cumplimiento es el órgano responsable de la gestión del Sistema interno de información de conformidad con el procedimiento establecido por su respectivo órgano de gobierno.
Derechos de las personas afectadas: Se garantizan los derechos a la intimidad, al honor, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas investigadas y afectadas.
Proporcionalidad: Las actuaciones a desarrollar en el tratamiento de las comunicaciones recibidas tendrán el alcance necesario y adecuado para conseguir los fines que se pretenden.
Las comunicaciones pueden enviarse por escrito a través del formulario de esta página web, por correo electrónico al email admon@remediospicasat.com o por cualquier otro medio. Los informantes también pueden dirigir sus comunicaciones a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o a cualquier otra institución, órgano u organismo competente.
